PERSONDATA­POLITIK

Persondatapolitik for Tømmerup Fri- og Efterskole (fremover benævnt Tfe)

Senest ajourført 27.11.2018

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov nr. 502 af 23. maj 2018.

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:

Tømmerup Fri- og Efterskole
Andaksvej 19, 4400 Kalundborg
59 50 72 99
kontor@tfe.dk
www.toemmerupfri.dk
Cvr.: 59 57 55 11

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:
Jens Boldt
Forstander
59 50 72 99
forstander@tfe.dk

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Tfe

Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om frie grundskoler og de hertil knyttede regler og love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:

3.1. Indmeldelse som kommende elev
Når forældre ansøger om en elevs optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger om eleven: Skoleår, klassetrin, navn, adresse, cpr. nummer, telefon, e-mail, nationalitet, evt. tidligere skole, nuværende klassetrin, samt forældrenes navn, adresse, e-mail, telefon, cpr.nr.

Når eleven er optaget og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger: evt. karakterer, sygefravær, andet fravær, UNI-login, mv.

Særlige helbredsforhold, som forældrene evt. vælger at oplyse os om, behandles fortroligt. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med statstilskud, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.

Vi tager billeder og video fra offentlige arrangementer, hverdagen og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, skolens årsskrift og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.

I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder vi om samtykke til at offentliggøre dem på intra.

3.2. Forældre
Når en elev er optaget på friskolen indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere: Navn, adresse, telefon, e-mail, kontakttelefon.
Desuden indsamler vi forældremyndighedsindehaveres CPR.-nr. til brug for adgang til forældreintra.

3.3. Besøgende på hjemmeside/webshop
Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller din mobile device. Cookies gør, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner. Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt.
Vi bruger cookies til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier og til at analysere vores trafik. Vi deler også oplysninger om din brug af vores website med vores partnere inden for sociale medier, annonceringspartnere og analysepartnere. Vores partnere kan kombinere disse data med andre oplysninger, du har givet dem, eller som de har indsamlet fra din brug af deres tjenester. Betingelser fremgår af vores hjemmeside.

4. Personoplysninger om eleven, som vi indhenter hos andre end forældrene:

Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når barnet er optaget som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole/børnehave og PPR:
For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole/børnehave og hvis relevant, hos PPR.

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning indhenter vi også denne vurdering. Forældre skal give samtykke hertil.

5. Sådan behandler vi oplysningerne:

5.1. Nødvendig behandling på skolen
Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af elevtal til beregning af tilskud.
Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning i klasser, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.

Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk: Navn, cpr.nr. uni-login, adresse, tlf., e-mail, karakterer, uddannelsesønsker og parathedsvurdering. Derudover behandles følgende forældremyndighedsoplysninger: Navn, adresse, tlf. e-mail.

Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever. Øvrige medarbejdere har udelukkende adgang til for dem relevante oplysninger om eleven. Alle medarbejdere er omfattet af skolens persondatapolitik.
For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. kl. hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.

5. 2. Deling med andre
Som nævnt i pkt. 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

Vi bruger UNI-Login til skoleintra samt til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler. Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.

Særligt for UNI-Login og Ungedatabasen gælder det, at dataansvaret er reguleret i vejledningsloven, så det er de statsinstitutioner, kommuner, regioner eller selvejende institutioner, som behandler personoplysninger i de to it-systemer, der er dataansvarlige og STIL er databehandler. Reguleringen i vejledningsloven betyder, at der ikke skal indgås databehandleraftaler mellem de dataansvarlige og STIL som databehandler. STIL er i færd med at udarbejde bekendtgørelse på området. Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.

Ved studierejser, deler vi personoplysninger om eleven med rejsearrangøren. Disse oplysninger omfatter navn, adresse, køn, alder, pasnummer, forsikringsforhold, statsborgerskab, rejsedatoer og betalingsoplysninger.

5.3. Sletning
Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen nr. 1348 af 23. november 2016
Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., betalingsoplysninger i forbindelse med skolegangen.

Oplysninger om elever på venteliste slettes senest ved udløb af den pågældendes skolepligtige alder.

Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest 2 år efter seneste besøg, jf cookie politik.

Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.

6. De registreredes rettigheder

6.1. Indsigt
Som registreret har man ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan man anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme en indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr.

Læs mere om dine rettigheder her.

6.2. Berigtigelse og sletning
Man har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler. Vi vil efterkomme anmodningen så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme anmodningen, kontakter vi dig.

6.3. Begrænsning af behandling
Alle har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

6.4. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

6.5. Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at dit barn ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit barns helbred eller behov for faglig støtte, mv.

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv eller dit barn til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan optage dit barn som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.

7. Sikkerhed

Skolens behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

8. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K.
Telefon 3319 3200
E-mail: dt@datatilsynet.dk

9. Opdatering af denne Politik

Tfe er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.