PERSONDATAPOLITIK
Persondatapolitik for Tømmerup Friluftsbørnehave
Senest ajourført 10.11.2023.
Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens/børnehavens hjemmeside, kommende og nuværende børnehavebørn og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.
Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov nr. 502 af 23. maj 2018.
1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:
Tømmerup Fri- og Efterskole
Andaksvej 19, 4400 Kalundborg
59 50 72 99
kontor@tfe.dk
www.toemmerupfri.dk
Cvr.: 59 57 55 11
Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:
Lars Allerup Jacobsen
Forstander
59 50 72 99
lj@tfe.dk
2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger i Tømmerup Friluftsbørnehave
Afhængig af, om man blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse eller er optaget i børnehaven, behandler vi forskellige oplysninger om barnet og dets forældre.
Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om daginstitutioner og de hertil knyttede regler og love, som fx lov om social service, m.fl.
Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).
3. Personoplysninger, som vi indhenter hos forældre:
3.1. Indmeldelse som kommende barn i børnehaven
Når forældre ansøger om et barns optagelse i børnehaven, indsamler vi følgende oplysninger om barnet: Navn, adresse og cpr. Nummer samt særlige helbredsforhold som fx allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til.
Vi indsamler også oplysninger om, hvor barnet evt. tidligere er blevet passet.
Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at forældrene skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.
Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til kommunale driftstakster.
Vi tager billeder og video fra offentlige arrangementer, hverdagen og begivenheder i børnehaven. Disse billeder bruger vi til at synliggøre børnehavens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på friskolens/børnehavens hjemmeside, skolens årsskrift og på børnehavens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye forældre om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor barnet kan genkendes.
I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder gruppebilleder, beder vi om samtykke til at offentliggøre dem på intra.
3.2. Forældre
Når et barn er optaget i børnehaven indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere: Navn, adresse, telefon, e-mail, kontakttelefon.
3.3. Besøgende på hjemmeside/webshop
Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller din mobile device. Cookies gør, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner. Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt.
Vi bruger cookies til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier og til at analysere vores trafik. Vi deler også oplysninger om din brug af vores website med vores partnere inden for sociale medier, annonceringspartnere og analysepartnere. Vores partnere kan kombinere disse data med andre oplysninger, du har givet dem, eller som de har indsamlet fra din brug af deres tjenester. Betingelser fremgår af vores hjemmeside.
4. Personoplysninger om barnet, som vi indhenter hos andre end forældrene:
Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om optagne børn og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når barnet er optaget, men ikke nødvendigvis startet, i børnehaven. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.
4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende børnehave, kommune eller PPR:
For at give barnet den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning i vores børnehave, kan vi indhente oplysninger fra nuværende pasninsordning, fra den kommunale sprogpædagog og hvis relevant, hos Pædagogisk-Psykologisk Rådgivning (PPR).
Hvis et barn – aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved PPR – indhenter vi også denne vurdering. Forældre skal give samtykke til indhentelse af alle i kapitel 4.1. nævnte oplysninger.
5. Sådan behandler vi oplysningerne:
5.1. Nødvendig behandling i børnehaven
Alle de oplysninger, vi behandler om børnehavebørn, er nødvendige for at vi kan drive børnehaven og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt barn.
De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i børnehavens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med barnets hjemkommune i forbindelse med indberetning af børnetal til beregning af tilskud.
Den pædagogiske administration omfatter blandt andet stamkort for hvert enkelt barn, der er optaget i børnehaven samt indkrydsningsliste med angivelse af barnets fornavn. Stamkortet indeholder oplysninger i form af: Navn, adresse og cpr. Nummer samt særlige helbredsforhold som fx allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Vi indsamler også oplysninger om, hvor barnet evt. tidligere er blevet passet.
I skolen og børnehavens administration bruger vi systemerne Komit og Skoleadmin.
Børnehavens leder og skolens forstander har adgang til alle oplysninger om barnet. Øvrige medarbejdere har udelukkende adgang til for dem relevante oplysninger om barnet. Alle medarbejdere er omfattet af arbejdspladsens persondatapolitik.
5. 2. Deling med andre
Som nævnt i pkt. 5.1. deles oplysninger i forbindelse med børnehavens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.
5.3. Sletning
Når barnet har afsluttet børnehaven, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen nr. 1348 af 23. november 2016.
Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, cpr-nr., betalingsoplysninger i forbindelse med barnets indskrivelse i børnehaven.
Oplysninger om børn på venteliste slettes senest når det pågældende barn når den skolepligtige alder.
Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest 2 år efter seneste besøg, jf cookie politik.
6. De registreredes rettigheder
6.1. Indsigt
Som registreret forældremyndighedsindehaver har man ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan man anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme en indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr.
Læs mere om dine rettigheder her.
6.2. Berigtigelse og sletning
Man har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler. Vi vil efterkomme anmodningen så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme anmodningen, kontakter vi dig.
6.3. Begrænsning af behandling
Alle har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
6.4. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
6.5. Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
6.6. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at dit barn ikke kan fortsætte som indskrevet i børnehaven, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit barns helbred eller behov for pædagogisk støtte, mv.
6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv eller dit barn til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan optage dit barn i børnehaven, jf. ovenfor under pkt. 6.6.
7. Sikkerhed
Skolens behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
8. Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K.
Telefon 3319 3200
E-mail: dt@datatilsynet.dk
9. Opdatering af denne Politik
Tømmerup Friluftsbørnehave er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.